Lavoratori autonomi, piccoli imprenditori e amministratori di aziende sanno bene quanto può incidere oggi il costo del carburante nei risultati complessivi del business, soprattutto quando per svolgere la propria attività è necessario fare continui spostamenti su gomma. L’aumento della spesa per fare rifornimento è diventato uno dei grattacapi più grandi nella gestione di un’auto o di una flotta aziendale e per questo è necessario ricercare soluzioni idonee per tenerla sotto controllo e, magari, risparmiare qualcosa. Viste queste circostanze, le carte carburante possono essere un’ottima soluzione per le aziende, per questo abbiamo creato questa mini guida in cui spieghiamo cosa sono, come funzionano, come sceglierle e quali vantaggi garantiscono.
Che cosa sono le carte carburante e come funzionano
La carte carburante sono uno strumento di pagamento elettronico a disposizione di qualsiasi tipo di business da utilizzare come alternativa ai contanti e alle carte di credito per pagare i rifornimenti alle pompe di benzina.
Il loro funzionamento è molto semplice: la carta carburante è collegata ad un conto corrente aziendale e chiunque stia guidando un veicolo della flotta può utilizzarla per pagare il rifornimento immettendo il codice PIN dedicato, come con qualsiasi altro metodo di pagamento elettronico.
Il costo del rifornimento non viene addebitato al momento della transazione, ma viene registrato dalla compagnia che emette la carta carburante e fatturato a consuntivo in un giorno specifico, stabilito in anticipo con l’azienda.
Le carte carburante possono essere di diversi tipi, i più comuni sono:
- carte monomarca,
utilizzabili solo presso le insegne di un’unica compagnia; - carte universali,
utilizzabili presso qualsiasi stazione di servizio.
Quali vantaggi offrono le carte carburante
Ma perché un’azienda dovrebbe scegliere di utilizzare le carte carburante? I vantaggi sono diversi, vediamoli nel dettaglio:
- Sconti sul prezzo del carburante
uno dei principali vantaggi è poter ottenere una scontistica dedicata, magari bloccando il prezzo del carburante fino ad una determinata soglia; - Efficienza nelle registrazioni
tutti i rifornimenti sono registrati in cloud e monitorati tramite una dashboard, utilizzabile anche da app mobile, riducendo il tempo necessario; - Controllo delle spese
grazie al cloud è possibile monitorare in tempo reale i consumi di ogni veicolo della flotta aziendale, ponendo anche eventuali limitazioni alla spesa; - Semplificazione delle registrazioni contabili ai fini IVA
le operazioni di gestione della contabilità sono più semplici, viene eliminato l’annoso problema del rimborso spese ai dipendenti e la fatturazione elettronica diventa l’unico modo di contabilizzare tutti i rifornimenti; - Protezione dalle frodi
le carte carburante sono uno strumento estremamente sicuro e possono proteggere da eventuali tentativi di frode comuni a cui sono soggette le carte di credito in quanto sono utilizzabili solo per i rifornimenti.
Come scegliere la carta carburante giusta per la tua azienda?
Le opzioni disponibili sono diverse, ormai tutte le compagnie offrono questo tipo di soluzioni per le aziende. Ma come essere certi di fare la scelta giusta?
I fattori più importanti da valutare sono:
- la diffusione sul territorio dell’insegna (o delle insegne)
- l’eventuale presenza di limiti alla spesa
- eventuali plus offerti (manutenzione ordinaria del veicolo, soccorso stradale, …)
- costi di gestione e altre clausole
Se scegli bene, la carta carburante sarà una manna dal cielo per la tua azienda e ti aiuterà nella gestione delle spese e della rendicontazione dei rifornimenti di tutta la flotta.
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