Come fare la fattura elettronica: la guida generale

Come fare la fattura elettronica

L’obbligo di fatturazione elettronica è in vigore dal 2019 per tutti coloro che inviano fatture agli enti pubblici e PA, per le imprese e i professionisti sia in ambito B2B che B2C.

Ci sono molti software e piattaforme online che permettono di creare, inviare e conservare le fatture a norma come previsto dalle regole dell’Agenzia delle Entrate.

Per preparare una fattura elettronica è fondamentale avere un dispositivo come pc, tablet o smartphone, un software per la creazione e l’invio del documento in formato XML e una connessione internet.

Le fatture elettroniche possono essere create e inviate anche attraverso i software gratuiti online, resi disponibili dall’Agenzia delle Entrate o da società terze. In alternativa, è possibile utilizzare i software gestionali a pagamento e/o servizi in cloud per la fatturazione.

Ogni software è caratterizzato da procedure differenti per la creazione della fattura elettronica, tuttavia, i dati da inserire sono gli stessi. In questo articolo scoprirete una guida generale su come fare una fattura elettronica e qual è la procedura completa valida per tutte le piattaforme.

Come fare fattura elettronica: la preparazione del documento

I dati da inserire nella fattura elettronica sono uguali per tutti i software o le piattaforme di fatturazione e determinano se una fattura può essere considerata valida o meno. A differenza della fattura cartacea, il formato digitale richiede uno dei seguenti elementi aggiuntivi:

  • Indirizzo elettronico: mail PEC o Codice Destinatario;
  • Firma Digitale.

Il codice destinatario è un codice univoco a sette cifre, reperibile sul profilo personale nel sito dell’Agenzia delle Entrate.

Per creare la fattura elettronica è necessario inserire i classici dati della fattura come il numero di documento, la data di emissione, la descrizione dei beni e servizi, l’importo e l’aliquota iva applicata e, eventualmente, anche l’inserimento di esenzioni, cassa professionale e Split Payment. Questi dati, in alcuni software e piattaforme, si inseriscono automaticamente o attraverso dei codici previsti dal programma (es: rivalsa inps 4% – #RI).

I dati da inserire manualmente sono i dati personali dell’emittente e del destinatario: ragione sociale o nome e cognome, codice fiscale, partita IVA, indirizzo e codice destinatario.

Come fare fattura elettronica: il processo di invio e ricezione

L’invio della fattura elettronica avviene mediante il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema gestito dalla Pubblica Amministrazione e dall’Agenzia delle Entrate, che facilita il processo di controllo delle fatture digitali e analizza velocemente la presenza di eventuali errori e/o la validità del documento.

La funzione del SdI è una funzione di mediazione e di controllo, che si basa su un sistema di notifica che si avvia dopo la corretta ricezione o dopo aver trovato eventuali errori. In quest’ultimo caso, il sistema elenca nella notifica quali sono gli errori da risolvere. Anche in questo caso, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato negli anni delle specifiche tecniche su come fare fattura elettronica correttamente.

Dopo aver inviato la fattura, quindi, si riceve la conferma dell’avvenuta trasmissione del documento, in cui sono indicati: il codice identificativo attribuito alla fattura dal SdI, il numero e la data della fattura, la data di inoltro del documento e lo stato del file.