Come ottimizzare il flusso di lavoro nelle grandi aziende

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Mantenere il focus di un gruppo di oltre 100 o anche 10 collaboratori e farli raggiungere risultati efficienti è una delle maggiori sfide del mondo corporativo al giorno d’oggi. Poi, in tutte le grandi aziende, un mancato controllo sulla produttività dei dipendenti genera inevitabilmente delle perdite economiche sostanziali.

Tenendo in conto questa necessità, abbiamo elaborato un elenco delle ​​applicazioni software aziendali più consigliate per garantire l’efficienza nell’ambiente di lavoro. Le abbiamo separate a seconda dell’area di interesse, in modo da aiutarti a individuare quali settori dovrebbero ricevere più attenzione nella società in cui lavori.

I migliori tipi di app per le imprese in cerca di una maggiore produttività

Gestione progetti

Avere facile accesso allo stato complessivo di un progetto è fondamentale, ma lo è anche la possibilità di organizzarlo e dividerlo in compiti più semplici. Un software per aziende mirato alla gestione progetti consentirà alla tua impresa di amministrare in modo più efficace ogni risorsa, soprattutto quella più preziosa: il tempo dei tuoi collaboratori.

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Un altro vantaggio di un programma del genere è quello di poter offrire ai clienti un panorama in tempo reale dell’esecuzione del loro servizio. Sia tu che loro starete più tranquilli riguardo le scadenze che devi rispettare, quindi sarai sempre più riuscito nel fidelizzarli. 

Comunicazione

Ci sono tantissime alternative di programmi rivolti alla comunicazione in azienda, ma stavolta vorremmo presentartene una un po’ meno ovvia, cioè, un fax gratuito da telefono. Con Fax App, la condivisione di file cartacei – di cui purtroppo non possiamo ancora fare a meno – smette di essere un problema per diventare una soluzione. Oltre a ricevere ed inviare qualsiasi file a un apparecchio fax, riesci a scannerizzare documenti e salvarli in formato JPEG, PNG o PDF. Mandare dei fax da telefoni aziendali può addirittura aumentare la sicurezza digitale del tuo business.

Contabilità

Relativamente alle attività contabili, ci sono almeno quattro fronti cui le grandi aziende devono fare attenzione: le transazioni finanziarie, la gestione dei pagamenti, le registrazioni contabili e le questioni fiscali. L’ideale è trovare un programma per ogni area, anche se spesso con un unico software sei capace di gestire più aree.

Gestione del rapporto con i clienti

Per le grandi aziende che hanno uno stretto rapporto con la proprio clientela, amministrare la comunicazione con il pubblico diventa cruciale. L’idea qui sarebbe quella di utilizzare un software per aziende di tipo CRM (acronimo inglese appunto di customer relationship management).

Un CRM affidabile non si limita a dettagliare ogni interazione, ma offre anche un vero panorama del rapporto business/cliente, in modo da darti l’opportunità di osservare le principali tendenze. Sarai quindi in grado di porre rimedio alle carenze man mano che crei una banca dati più corposa. 

Monitoraggio del tempo di lavoro

Un programma che permetta all’azienda di controllare le tempistiche di svolgimento di ogni attività è il complemento perfetto di un software di gestione progetti, benché abbia un’applicazione interna anziché rivolta alla soddisfazione diretta dei clienti. È vero che pochissime applicazioni software aziendali per il monitoraggio del tempo sono totalmente gratuite; ti consigliamo tuttavia di prendere un periodo di prova gratuita offerto da tante app prima di decidere a quale vuoi abbonarti. 

Qua però è bene aggirare una trappola, cioè quella delle aspettative eccessive. La maggior parte delle persone non è capace di lavorare per più di qualche ora di fila, per cui una direzione che richiede ai dipendenti di interrompere il lavoro solo per le pause consentite molto probabilmente si sta ponendo dei traguardi irraggiungibili. Devi tenere a mente che il miglior software per le imprese non darà risultati positivi se l’azienda intimidisce i collaboratori al posto di motivarli.

Settore creativo

È molto comune che le società preferiscano esternalizzare le attività creative che non sono direttamente legate alla propria attività, tra cui il marketing e la creazione di pagine web. Quando parliamo di grandi gruppi, però, tanti dispongono di team dedicati a ciascuna di queste aree. In questi casi, è sempre consigliato all’azienda di installare appositi programmi che consentano di consolidare dati concreti su attività spesso astratte, in modo da rendere tutto il processo molto più efficace.

Da non dimenticare

Le esigenze software di una società non si limitano agli strumenti necessari per la realizzazione dei compiti giornalieri. Soprattutto nelle grandi aziende, è sempre più importante adottare strategie per assicurare un’elevata produttività da parte dei collaboratori.

Se nel tuo ambiente di lavoro si parla di un gap di produttività (o se comunque puntate sempre più in alto), prova a identificare quali aree dell’attività aziendale potrebbero beneficiare di un apposito strumento rivolto all’aumento dell’efficienza.